Virtual Booth

ABSTRACT / ABSTRAK 

Projek ialah sebuah pelan atau aplikasi pintar untuk menukar cara pengurusan asrama lama (secara kertas atau manual) kepada sistem digital yang lebih moden, selamat, dan sistematik. Sistem ini membantu warden dan pihak sekolah memantau aktiviti, keselamatan, dan kebajikan pelajar dengan lebih mudah melalui komputer atau telefon pintar.

INTRODUCTION / PENGENALAN

Dalam sesebuah organisasi, dokumentasi sangat penting bagi memastikan sistem pencarian menjadi lebih efisien dan mudah. Banyak dokumen perlu diuruskan di sesuatu tempat, terutamanya dokumen pelajar di asrama. Bilangan penghuni asrama yang terlalu ramai menyukarkan warden untuk mengenal pasti semua dokumen berkaitan. Jika disimpan setiap tahun, ruangan simpanan yang terlalu padat di Pejabat Warden dipenuhi dengan  fail-fail lama dari tahun-tahun sebelum ini yang memakan ruang.

RESULTS AND DISCUSSION / KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN

Untuk projek berasaskan sistem atau aplikasi, model metodologi yang paling popular dan mudah difahami ialah Model ADDIE (Analysis, Design, Development, Implementation, Evaluation) atau Model Kitaran Hayat Pembangunan Sistem (SDLC).

Fasa 1: Analisis Keperluan (Analysis)

Pada fasa ini, kajian dilakukan untuk mengenal pasti masalah sebenar warden asrama.Temubual & Soal Selidik: Menemu bual warden dan membuat tinjauan borang Google (Google Form) bersama pelajar tentang masalah pengurusan manual

Analisis Data: Mengenal pasti fungsi kritikal yang paling diperlukan (contoh: menu e-Outing, menu kehadiran, dan menu aduan).Keperluan Sistem: Menetapkan perisian yang akan digunakan (contoh: GlideApps, AppSheet, atau FlutterFlow) dan perkakasan (telefon pintar atau tablet).

Fasa 2: Reka Bentuk Sistem (Design)

Fasa ini melibatkan lakaran awal struktur dan rupa luaran sistem sebelum ia dibangunkan.Carta Alir (Flowchart): Melukis carta aliran proses kerja sistem (contoh: Aliran pelajar memohon outing -> Warden terima notifikasi -> Warden lulus/tolak permohonan).Papan Cerita (Storyboard/Wireframe): Melakar reka bentuk antaramuka (user interface) aplikasi pada paparan telefon pintar supaya mesra pengguna.Pangkalan Data (Database Design): Menyusun struktur jadual maklumat (Nama Pelajar, No. Dorm, Rekod Kehadiran, Tarikh Keluar)

Fasa 3: Pembangunan Sistem (Development)

Fasa ini ialah proses membina sistem sebenar berdasarkan reka bentuk yang telah diluluskan.Pengkodan / Konfigurasi: Membina aplikasi menggunakan platform pilihan (contoh: Menyambungkan Google Sheets sebagai pangkalan data ke platform AppSheet).Integrasi Fungsi: Memasukkan fungsi pengimbas kod QR, sistem hantaran notifikasi e-mel atau WhatsApp automatik kepada ibu bapa.Ujian Prototaip Awam: Pembangun projek (anda) menguji sendiri setiap butang dan fungsi untuk memastikan tiada ralat (bug).

Fasa 4: Pelaksanaan Projek (Implementation)

Sistem yang siap dibina mula digunakan secara rasmi di asrama.Taklimat & Latihan: Mengadakan sesi tunjuk ajar cara penggunaan sistem kepada warden, barisan jawatankuasa pelajar (exco asrama), dan ibu bapa.Pemasangan Kod QR: Menampal kod QR sistem di pintu pagar asrama atau bilik warden untuk memudahkan imbasan.Fasa Percubaan: Menjalankan sistem secara rintis (pilot test) selama 2 minggu hingga 1 bulan di satu blok asrama terlebih dahulu.

 Fasa 5: Penilaian & Penambahbaikan (Evaluation)

Mengukur keberkesanan sistem selepas ia digunakan sepenuhnya.Maklum Balas Pengguna: Mengedar borang penilaian kepada warden dan pelajar untuk menilai tahap kepuasan hati mereka.Analisis Impak: Membandingkan masa yang diambil untuk roll call sebelum (manual) dan selepas (digital) menggunakan sistem.Kemas Kini Sistem: Membaiki kelemahan sistem berdasarkan cadangan dan maklum balas yang diterima. 

CONCLUSION / KESIMPULAN

Secara keseluruhannya, urusan di asrama menjadi lebih mudah dan menjimatkan masa. Warden dan pelajar tidak perlu membazir masa untuk mencari borang, dokumen yang diperlukan kerana segalanya ada dalam MyJAKUPENA. Urusan data pelajar juga mencari lebih mudah dan boleh diakses pada bila-bila masa.

ACKNOWLEDGEMENT / PENGHARGAAN

Pihak Pengurusan Kolej Vokasional Balik Pulau

Kolej Kediaman KV Balik Pulau

REFERENCES / RUJUKAN

Ahmad, Z., & Ismail, M. R. (2022). Pembangunan sistem pengurusan asrama pintar menggunakan platform tanpa kod (No-Code Platform). Jurnal Teknologi Dan Inovasi Pendidikan, 14(2), 45–56.Mohd Nor, A., & Sulaiman, S. (2023). Transformasi digital dalam pengurusan sekolah: Kajian kes sistem e-Outing asrama harian. Jurnal Pengurusan Dan Kepimpinan Pendidikan, 29(1), 112–125.

Kementerian Pendidikan Malaysia. (2018). Buku panduan pengurusan asrama sekolah harian. Bahagian Pengurusan Sekolah Harian.Branch, R. M. (2009). Instructional design: The ADDIE approach. Springer Science & Business Media.